3 dicas para fazer reuniões on-line mais produtivas

01/07/2020

Nesse momento atípico em que vivemos, algumas empresas estão buscando novas alternativas para se reunirem com seus colaboradores, e as reuniões on-line estão ganhando mais espaço. Porém, realizar reuniões on-line apresenta desafios diferentes e exige mais disciplina para manter o foco.
Confira as dicas que separamos para deixar suas reuniões mais produtivas:

1 – Escolha a ferramenta ideal e teste seu funcionamento: Antes de convocar uma reunião é preciso definir qual ferramenta será utilizada. Teste seus equipamentos de áudio e vídeo, e principalmente, verifique se a sua conexão suporta o uso de tantas câmeras e áudios ao mesmo tempo.
Antes de começar a reunião, verifique se todos os participantes estão com a ferramenta recomendada e se a conexão de todos está funcionando, assim você economiza muitos minutos de pessoas tentando conectar e não conseguindo.

2 – Planeje com antecedência: Assim como na presencial, o planejamento é essencial para um bom andamento. Elabore uma pauta bem planejada e se possível envie para todos os participantes se prepararem com antecedência. Convide apenas pessoas que devem estar nessa reunião, assim você otimiza o tempo ouvindo das pessoas certas sobre determinada situação. Defina um tempo aproximado de duração, assim fica mais fácil para os participantes adaptarem suas agendas sem conflitar com outros compromissos.

3 – Documente sua reunião: Apesar da maioria dos softwares gravarem a reunião, alguns erros tecnológicos podem ocorrer, por isso, é essencial designar um participante para fazer anotações dos tópicos discutidos na reunião virtual. A documentação dos tópicos e suas discussões ajudam a garantir que todos estejam alinhados em termos de abordagem, funções, responsabilidades e planos de ação.

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